راهنمای مکاتبه و ایمیل زدن به استاد | روش مکاتبه با استادان جهت اپلای

نکات مهم در مورد مکاتبه و ایمیل زدن به استادان

اگر استادی بعد از ایمیل اول شما برای اپلای جواب مثبت دهد و به شما بگوید که رزومه شما مناسب است و برای دانشگاه اپلای کنید، بهتر است که به صورت زیر پاسخ داده شود:

این پاسخ از طرف استاد مربوطه به نوعی فقط یک چراغ سبز از سه چراغ سبز می باشد که به متقاضی نشان داده می شود. بنابراین اگر تصمیم شما برای این موقعیت مصمم است، این اساتید یکی از گزینه هایی هستند که حتما باید مکاتبات با ایشان را ادامه داد. از طرفی دلیل این مدل پاسخ توسط استاد را در چند مورد می توان بررسی کرد :

پیشنهاد مطالعه: چگونه با اساتید ارتباط برقرار کنیم؟

جواب استاد به درخواست پذیرش دانشجو

1- در ابتدا وقتی استادی چنین جوابی را به متقاضی می دهد، در درجه اول قصد دارد تا از تصمیم دانشجو مطمئن شود و در ادامه با توجه به رزومه و پیگیری های متقاضی ها، تصمیم بگیرد تا با کدام یک ارتباط برقرار کند و مابقی مدارک را از وی درخواست کند و در نهایت قرار مصاحبه را بگذراد.

2- مورد دیگری که استادی چنین جوابی می دهد این است که ممکن است که دانشگاه در مورد جذب دانشجو اختیارات کاملی را به استاد نداده باشد و سیاست دانشگاه بر این باشد که با هماهنگی استاد و دانشکده دانشجو جذب کنند که این مورد در بیشتر زمان ها برای دانشجویان ارشد لحاظ می شود.

3-  احتمال دیگری که نیز وجود دارد این است که دانشگاه هنوز وضعیت فاند استاد را مشخص نکرده است. به این دلیل که سیاست برخی از دانشگاه ها این گونه است که بعد از بررسی شرایط متقاضیان هر ترم میزان فاندی که می توانند در اختیار استاد قرار دهند را مشخص می کنند.

4-  در برخی موارد هم دلیل چنین پاسخی به رزومه خود دانشجو برمی گردد. چون اساتید از خود دانشکده نسبت به دانشجویانی که قراره جلب کنند حساسیت بیشتری دارند. دلیل این امر این است که استادان در مرحله نخست به دنبال موفقیت خودشان هستند و تمایل دارند تا دانشجویانی را جذب کنند که کارایی مثبتی داشته باشند و بتواند در آن دانشگاه موفق عمل کنند. چون موفقیت و یا عدم موفقیت دانشجوها به طور مستقیم بر میزان فاند ترم های بعد استادان تاثیر می گذارد. هیچ استادی هم حاضر نیست بر روی دانشجویی سرمایه گذاری کند که سابقه و اعتبار خود را خراب کند.

پیشنهاد مطالعه: زمان و نحوه تماس با استادان برای گرفتن پذیرش

با توجه به اینکه اکثر متقاضیانی که اپلای می کنند از شرایط و رزومه عالی برخوردار هستند و عمدتا استادان هم متقاضیان را دسته بندی می کنند و به رزومه های معمولی و خوب که غالبا از اکثریت برخوردار هستند چراغی سبز برای اپلای نشان می دهند، این متقاضیان را با شرایط و رزومه دیگر متقاضیان مقایسه می کنند و سپس نظر نهایی خود را اعلام می کنند.

ولی در مقابل به متقاضیانی که رزومه های خیلی خوب دارند، معمولا اینگونه پاسخ نمی دهند و درخواست ریزنمرات و SOP را می کنند و سپس قرار مصاحبه با اسکایپ رو می گذارند.

در مورد رزومه های ضعیف نیز استادان خیلی به ندرت به دانشجویان مستقیم می گویند که رزومه شما ضعیف است. چون رویکرد و نگرش کلی اساتید این است که همیشه دانشجویان را باید تشویق به تلاش کرد و روحیه و انگیزه آنها را تقویت کنند، و در این صورت سعی می کنند خیلی محترمانه جواب رد شدن شما را می دهند که معمولا بیان می کنند که با استادان دیگری تماس بگیرید و یا مستقیم اظهار می کنند که رزومه رقبای شما خوب بوده است.

از طرفی استادان هم به هر حال آگاه هستند که دانشجویی که برایشان ایمیل فرستاده تنها برایش ایمیل نزده و به دانشگاه ها و استادان متعددی ایمیل زده است. به همین خاطر به آنهایی که حداقل های مورد نیاز دانشگاه را دارند می گویند که برای این دانشگاه اپلای کنید تا هم از قطعی بودن تصمیم دانشجو مطمئن شوند و هم اینکه در مورد انگیزه و دلیل انتخاب خود توسط آن دانشجو مطمئن شوند که این انتخاب تصادفی نبوده و حتما هدفمند ایمیل ارسال شده و پشتکار و اصرار دانشجو رو هم می سنجند.

همچنین این نکته را باید در نظر داشت که دانشگاه ها در کنار این فرآیند اپلای سیاست های مالی خود را هم دنبال می کنند و سالیانه مبالغ کلانی را از طریق هزینه های ثبت نام (اپلیکیشن فی)، درآمد کسب می کنند.

نکته : نکته بسیار حائز اهمیت در مواردی که وقتی این قبیل پاسخ ها رو دریافت کنیم این است که حتما باید خیلی واضح و روشن پاسخ استاد را داد و بابت جواب دادن از وی تشکر کنیم؛ چون این امر باعث می شود که درخواست ما را در نظر داشته باشد و در ادامه رزومه ما را هم در کنار رزومه دیگر دانشجو ها (اپلیکنت) بررسی کند. همچنین برای ادامه دادن مکاتبات می توانیم خیلی محترمانه از استاد بپرسیم که در فرم اپلیکیشن اسم ایشان را هم قید کنیم یا خیر.

مقاله مفید: چگونگی پاسخ به سوالات رایج در مصاحبه PhD

چند نکته در مورد اینکه استادان خیلی زود و یا اصلا جواب ایمیل ها رو نمی دهند

1- ممکن است برای بعضی از دوستان سوء تعبیر شود که اساتید نسبت به ایمیل های دریافتی به عمد توجه ای نمی کنند، ولی چنین برداشتی اصلا صحیح نمی باشد. چون وقتی اساتید از طرف دانشگاه و دانشکده مسئولیت بخشی از جذب و انتخاب دانشجویان جدید بر عهده اساتید گذاشته است، از این رو اساتید این پاسخ دادن را به نوعی وظیفه خود می دانند و از روی عمد و یا سهل انگاری نیست که جواب ایمیل را ندهند.

2- دلیل دوم این است که ممکن است دلایل بسیاری نظیر شرایط خود استاد و مشخص نبودن وضعیت فاند، رزومه و شرایط خود اپلیکنت هم می تواند در خیلی موارد دلیل عدم پاسخ از طرف استاید باشد.

3- دلیل دیگر از مصمم نبودن متقاضیان برای استادی که ایمیل می کنند می باشد. باید در نظر گرفت که اساتید در این زمینه تجربه بسیاری دارند و در هر ترم با کلی اپلیکنت از سراسر دنیا مواجه هستند که هم زمان برای چندین دانشگاه و استاد دیگر هم اپلای می کنند. از این رو تا از جدی بودن تصمیم اپلیکنت و هدفمند بودن انتخابش مطمئن نشوند جواب واضحی را نمی دهند

4- مورد بعد که می تواند تاثیر گذار باشد میل ترک ها می باشد که به نوعی حریم شخصی استاد را حفظ نمی کند و جنبه ناخوشایندی به همراه خواهد داشت.

پیشنهاد مطالعه: پرداخت اپلیکیشن فی