نحوه ایمیل زدن به استاد خارجی برای اپلای
1. نقش و جایگاه مکاتبه ایمیلی در فرآیند اپلای
نحوه ایمیل زدن به استاد | اولین قدم برای اخذ پذیرش تحصیلی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری از دانشگاه‌های کشورهای آمریکا، کانادا، استرالیا، نیوزیلند و آسیا و اخذ پذیرش در مقطع دکتری از دانشگاه‌های کشورهای اروپایی، ارسال ایمیل و تقاضا از اساتید مرتبط با رشته تحصیلی و زمینه تحقیقاتی پیشین یا مورد علاقه متقاضی جهت تحقیق در آینده است. با وجود اینکه اقدام برای پوزیشن‌ها و پروگرام‌ها روش اول و رایج برای اخذ پذیرش تحصیلی از کشورهای اروپایی است، در کنار آن می‌توان با اساتید نیز مکاتبه کرد. برای اخذ پذیرش تحصیلی در مقطع کارشناسی ارشد از دانشگاه‌های کشورهای اروپایی نیازی به مکاتبه نیست. در این آموزش، صفر تا صد یک ایمیل استاندارد را به همراه نکات تکمیلی بررسی خواهیم کرد.
2. اهمیت مکاتبه ایمیلی
هدف اصلی از مکاتبه ایمیلی، اخذ فاند یا بورسیه تحصیلی است. به طور خاص فاندهای RA یا دستیار تحقیقاتی استاد و TA یا دستیار آموزشی استاد. برای رسیدن به این هدف، باید بتوان استاد مورد نظر را قانع نمود که متقاضی یعنی شما فرد مناسب و کارآمدی برایش خواهید بود. این کار به طور معمول دو مرحله دارد: مرحله اول: مکاتبه ایمیلی مرحله دوم: مصاحبه آنلاین با توجه به اینکه مکاتبه ایمیلی پیش نیاز رسیدن به مصاحبه آنلاین با اساتید است، بنابراین باید به دقت انجام شود تا شانس اخذ پذیرش و بورسیه متقاضی توسط استاد مورد نظر از بین نرود.
بنابراین، ساختار و متن ایمیل نقش اساسی در اخذ پذیرش، فاند و بورسیه تحصیلی دارد. محتوای ایمیل ارسالی اولین تاثیری است که از طرف متقاضی بر روی استادی که خواهان دریافت موقعیت تحصیلی از طرف او هست گذاشته می شود. ایمیل متقاضی به طور کلی باید نشان دهندهی واجد شرایط بودن وی برای اخذ یک موقعیت تحصیلی در آزمایشگاه با گروه تحقیقاتی استاد باشد. این ایمیل باید کوتاه، واضح و دقیق باشد. به طوری که تمام محتوای رزومه را کپی نکرده باشد.
بهترین راه برای گذاشتن تاثیر اولیه مثبت بر روی استاد، مطالعه پژوهش ها و زمینه تحقیقاتی استاد و اشاره به آنها در ایمیل ارسالی است. در انتهای این آموزش، یک نمونه ایمیل جهت ارسال به اساتید آورده می شود. سوالی که پیش می آید این است که بهترین روش برای نوشتن، آماده سازی و ارسال یک ایمیل استاندارد که شانس شما به عنوان متقاضی دریافت پذیرش و بورسیه تحصیلی از طرف یک استاد را افزایش دهد چیست؟
3. مدارک و پیش نیازهای لازم برای مکاتبه ایمیلی
تنها مدرک لازم برای شروع فرآیند مکاتبه، رزومه آکادمیک یا سیدی است. در صورت آماده نبودن مدرک زبان می توان مکاتبه را آغاز کرد اما در کل ترجیح بر این است که در صورت آمادگی، زودتر امتحان زبان داده شود تا نمره خوبی که اخذ شده در رزومه ارسالی به اساتید آورده شود. اما در صورت آماده نبودن مدرک و نمره نیز می توان تاریخی که قرار است امتحان داده شود را ذکر کرد و تاکید را بر روی بخش های دیگر رزومه گذاشت.
قبل از ارسال ایمیل به استاد، باید صفحه شخصی استاد و به صورت کلی مقالات و پژوهش های او مورد بررسی قرار گیرد. این کار شانس متقاضی برای قانع نمودن استاد بسیار بالا خواهد برد زیرا می تواند در متن ایمیل به خوبی به شناختی که از زمینه تحقیقاتی و پژوهش های استاد دارد اشاره کرده و ارتباط رزومه خود با آنها را بیان کند. برای پیدا کردن اساتید مرتبط با زمینه های تحقیقاتی پیشین یا مورد علاقه جهت تحقيق در آینده، به طور کلی می‌توان صفحات اساتید را در دانشگاه‌های مختلف بررسی کرد یا از طریق سایت گوگل اسکولار آنها را پیدا کرد.
نحوه ایمیل زدن به استاد
4. دستور زبان و نگارش
اساتید افرادی دانشگاهی هستند که به دستور زبان و نگارش گرامری و ساختاری متون بسیار اهمیت می دهند. در صورتی که متقاضی ایمیلی پر از اشتباهات گرامری، ضعیف، غیر رسمی یا دارای اشتباهات نوشتاری زیاد برای آنان ارسال کند، نشان دهندهی عدم صلاحیت متقاضی در نوشتار به زبان انگلیسی است. بسیاری از اساتید این موضوع را معادل با عدم صلاحیت متقاضی در اخذ پذیرش تحصیلی می دانند، بنابراین به ایمیل متقاضی پاسخی نمی دهند.
5- عنوان ایمیل
به طور معمول، اساتید روزانه تعداد ایمیل های بسیار زیادی را دریافت می کنند و به دلیل مشغله های زیادی که دارند، ممکن است به راحتی ایمیل های متقاضی را حتی بدون باز کردن حذف و یا نادیده بگیرند. برای جلوگیری از این موضوع، بهترین روش این است که از یک عنوان مناسب و قوی، جذاب که مبتنی بر ایمیلی است که ارسال می کنید را ارسال نمایید؛ بطوریکه در بین انبوهی از ایمیل‌های ارسالی از طرف متقاضیان مختلف برای استاد، خود را نشان داده و توجه استاد را جلب کند. اگر از عناوین کلی و کلیشه‌ای مانند scholarship و … استفاده شود، اساتید به راحتی با خواندن عنوان ایمیل را بدون باز کردن حذف می کنند. عنوان ایمیل، به استاد در حدس زدن محتوای ایمیل ارسالی از طرف متقاضی قبل از باز کردن آن کمک می کند. همیشه باید از عناوین واضح و جذاب استفاده شود. در ادامه چند مثال را بیان می کنیم.
Request for Research Supervision Fall 2020
Request for PhD Supervision
Request for MS Supervision
Prospective PhD Student
Prospective PhD Student Interested in …
Fall 2020 Prospective Student, Social Networks Research Question
Spring 2020 Student; Need Admission Information
موارد اول تا چهارم در بالا به عنوان نمونه‌های ایمیل، در عین جذاب بودن، عناوین کلی هستند و ممکن است اساتید به آنها نیز توجهی نکرده یا آنها را فیلتر کرده باشند. برای تاثیرگذاری بیشتر عنوان ایمیل، می توان یک یا چند کلمه کلیدی مرتبط با رشته و زمینه تحقیقاتی استاد را همانند مثال های پنجم تا هفتم به عنوان ایمیل اضافه کرد تا توجه استاد برای باز کردن و مطالعه ایمیل متقاضی جلب شود.
کلید واژه بسیار مهم در عنوان ایمیل عبارت Prospective Student به معنی دانشجوی آینده است. هیچ استادی ایمیلی که مربوط به دانشجوی آینده است را حذف نمی‌کند، آن را خواهد خواند یا در صورتی که خود درباره آن تصمیم نگیرد، آن را برای فرد مناسب دیگری خواهد فرستاد.
6- ساختار ایمیل
آغاز ایمیل
ایمیل ارسالی باید باشد و با یک سلام رسمی شروع شود. در ادامه چند مثال از عبارات برای آغاز ایمیل آورده شده است:
Dear Dr. …
Dear Prof. …
Respected Prof. …
از عناوینی مانند Ms ، Msc و Mr استفاده نشود. می توان بر اساس زمان ارسالی ایمیل، از عباراتی همانند “صبح بخیر” یا “عصر بخیر” استفاده کرد که این موضوع اختیاری است. همچنین می توان در شروع ایمیل از عباراتی مانند “I hope this email finds you well” یا “I hope you are doing well” یا “I hope you are having a great week” نیز استفاده کرد که استفاده از این عبارت نیز اختیاری است و به سلیقه متقاضی بستگی دارد.
پاراگراف اول – معرفی
پاراگراف اول باید در مورد معرفی متقاضی باشد. استاد باید قبل از هر چیز در این پاراگراف مطلع شود که نام متقاضی چیست و از کجا این ایمیل ارسال می‌شود. سپس باید صلاحیت‌ها و تجربه‌هایی که متقاضی دارد و ممکن است برای استاد مهم باشد بنویسد. این پاراگراف گزینشی از برجسته‌ترین موارد داوطلب است. مانند رتبه اولی در کلاس، معدل بالا، مقاله های و انتشارات و دانشگاه. این پاراگاف باید خیلی کوتاه و فشرده در حد 5 جمله نوشته شود. به عنوان مثال می‌توان با جمله‌هایی مانند جمله زیر این پاراگراف را آغاز کرد:
My name is …. And I am about to graduate with a Masters degree from university of ….
اگر دانشگاهی که متقاضی در آن مشغول به تحصیل است یا از ان فارغ التحصیل شده است یک دانشگاه قوی است، می توان لینک مربوط به رنکینگ این دانشگاه را در متن ایمیل قرار داد. در صورتی که متقاضی جزو بهترین‌های دوره خود بوده است یا معدل خوبی را کسب کرده است حتما باید ان را ذکر کند. یکی از مهمترین موارد برای جلب نظر اساتید داشتن Citation برای مقالات استت. در صورتی که متقاضی این موارد را دارد، حتما در این پاراگراف باید ذکر کند. در انتهای پاراگراف، بصورت مختصر به تحقیقاتی که انجام شده است باید اشاره شود.
پاراگراف دوم
بعد از معرفی خود در پاراگراف اول، متقاضی در این پاراگراف باید ارتباط توانایی های خود با شرایط استاد را بصورت دقیق بیان کند. در این پاراگراف باید نشان داده شود که متقاضی درک کاملی از زمینه‌های پژوهشی استاد و انچه او در این زمینه انجام می‌دهد دارد. هدف این پاراگراف ارتباط دادن زمینه تحقیقاتی و پروزه‌های استاد با توانایی‌های متقاضی است. با این رویکرد که قبل از هر چیز باید این نکته ذکر شود که چرا به این استاد ایمیل زده شده است. به عنوان مثال می‌توان با جمله زیر شروع کرد:
Your recent work and publication in … is really exiting or inspiring for me …
در جمله بالا فقط به جالب بودن موضوع استاد اشاره شده است که این کافی نیست. باید در ادامه متقاضی این جمله یا ادعا را به استاد ثابت کند. بطوریکه ثابت شود که متقاضی با موضوعاتی که استاد کار می‌کند آشنا است و یک حداقل مطالعه‌ای را در این باره داده است. به این جهت باید قبل از ارسال ایمیل صفحه یک بررسی کلی قرار داد و از زمینه‌هایی که استاد مورد نظر مشغول به فعالیت بوده است مطلع شد. بر اساس این بررسی‌های انجام شده می‌توان به یک مقاله یا پروژه‌ای از استاد اشاره کرد که در این پاراگراف اشاره کرد. ترجیحا به مقالاتی که اسم استاد در آنها جزء اسامی اول است اشاره شود.
برای اشاره به آن به عنوان مثال می‌توان ذکر کرد که مقاله مورد نظر جالب بوده، از ان استفاده کرده یا جزء منابع پایانامه یا مقاله متقاضی بوده است. می‌توان در اینجا مقداری جزیی تر در رابطه با مقاله صحبت کرد اما نباید خیلی طولانی شود. در این پاراگراف باید نشان داد که زمینه تحقیقاتی متقاضی و کارهایی که انجام شده است در راستا و منطبق با زمینه تحقیقاتی استاد است.
هر استاد در یک یا چند زمینه پژوهشی خاص کار می‌کند و تنها در ان زمینه‌های بودجه دریافت می‌کند. بنابراین تنها در صورتی که متقاضی توانایی و علاقه کار در ان حوزه پژوهشی را داشته باشد، استاد مورد نظر به وی فاند می دهد. بنابراین باید این حوزه‌هایی که استاد در آن مشغول به کار و تحقیق است از قبل یک مطالعه کرده و در این پاراگراف به انها به طور خاص به اصطلاح تخصصی آن حوزه و علاقه و توانایی متقاضی در انها اشاره کرد.
پاراگراف سوم – نتیجه گیری
این پاراگراف نهایی ایمیل است و متقاضی باید خواسته خود را به عنوان انگیزه ارسال ایمیل را بیان کند. در این پاراگراف باید خواسته و علاقه خود مبنی بر تمایل به عضویت در گروه تحقیقاتی استاد را بیان کنید. این خواسته باید از نظر زمانی مشخص باشد. به عنوان نمونه اگر تمایل به عضویت در گروه تحقیاتی استادی در پاییز سال 2020 را دارید این را دقیقا بیان کنید. برای دانشگاه‌های اروپا چون ددلاین مطرح نمی باشد می توان از عباراتی مانند “as soon as possible” استفاده کرد. علاوه براین، مقطعی را که برای ان اپلای می‌کنید را نیز بیان کنید.
در انتهای ایمیل می توانید ذکر کنید که رزومه شما به ایمیل پیوست شده است. همچنین می تواندی اعلام کنید که اگر اطلاعات بیشتری از شما مورد نیاز بود، باعث افتخار است که برای استاد فراهم کنید. در انتها با عباراتی مانند “regards” و سس نام خود را به پایان برسانید.
در قسمت ضمیمه کردن مدارک لازم برای ارسال ایمیل، رزومه دانشگاهی یا سی وی حتما باید به عنوان ضمیمه ایمیل قرار داده شود. زیرا توانایی ها و سوابق متقاضی به طور کامل در این فایل قرار دارد و در صورتی که استاد ایمیل متقاضی را خوانده و علاقمند به شناخت بیشتر درباره او باشد بهترین راه خواندن رزومه کامل وی است.
نحوه ایمیل زدن به استاد
8- نحوه درخواست فاند در ایمیل
ابتدا باید این نکته را در نظر داشته باشید که درخواست فاند یا بورسیه نباید به صورت مستقیم بیان شود. از این رو باید از جملاتی استفاده شود که علاقه متقاضی را به تحقیق، کار و پژوهش در زمینه فعالیت استاد مورد نظر را نشان دهد. به طور معمول بسیاری اساتید برای دانشجوهای دکتری از قبل فاند در نظر می گیرند. اما بطور کلی برای باین موضوع درخواست فاند و بورسیه می توان از سوالاتی نظیر اینکه وضعیت کمک هزینه ها برای دانشجویان این نیم سال چگونه است را بیان کنید.
9- زمان ارسال ایمیل
به طور کلی زمان ارسال ایمیل از 9 تا 12 ماه از شروع نیم سالی که قصد تحصیل اپلای برای آن دارید بایستی به اساتید ایمیل ارسال نمایید. به عنوان نمونه اگر قصد دارید برای پاییز 2022 اپلای کنید، می توانید از سپتامبر 2021 فرایند مکاتبه را شروع کنید و تا ماه دسامبر 2021 ادامه دهید. البته این یک زمان بندی کلی است و با توجه به ددلاین‌های هر دانشگاه ممکن است تا یک یا چند ماه قبل یا بعد از این بازه زمانی نیز بتوان با اساتید ان دانشگاه مکاتبه کرد.
نحوه ایمیل زدن به استاد
10 – نحوه جوابدهی به پاسخ اساتید
تقریبا تعداد زیادی از ایمیل هایی که از طرف متقاضی برای اساتید مختلف فرستاده می شوند بدون پاسخ می مانند. به طور معمول یک متقاضی موفق ممکن است بیشتر از 1000 ایمیل به اساتید مختلف اسال نماید و تنها درصد کمی مثلا در حدود15 درصد از انها پاسخ داده شوند. اما پاسخ دهی اساتید به ایمیل دانشجویا می تواندی در سه حالت باشد
حالت اول – عدم وافقت
در این حالت استاد به درخواست متقاضی به علت تکمیل بودن ظرفیت موقعیت ها یا عدم تمایل به همکاری جواب منفی می دهد. در این وضعیت، می توان مکاتبه با استاد دیگری را شروع کرد.
حالت دوم- جواب ناملموس
در این حالت استاد یک جواب قطعی و مشخص نمی دهد. با این حال ممکن است متقاضی را تشویق به اپلای برای دانشگاه مورد نظر کند. در این حالت هیچگونه احتمالی از گرفتن فاند تحصیلی یا بورسیه را نمی توان پیش بینی کرد.
حالت سوم – تقاضای اطلاعات بیشتر
این حالت یک سیگنال مثبت است. این حالت نشان دهنده این است که رزومه متقاضی برای استاد جذاب بوده و تمایل به آشنایی بیشتری با او دارد. علاوه براین استاد ممکن است که کار مشخصی مانند بررسی یک مقاله یا یک پژوهش، حل سوال یا موارد دیگری را بخواهد. در این حالت، ضمن تشکر از استاد، باید اطلاعات خواسته ده را در اسرع وقت در اختیار او قرار داده شود.
حالت چهارم – درخواست مطاحبه با دانشجو
در این حالت، استاد از متقاضی درخواست یک مصاحبه انلاین می کند. این بهترین حالت پاسخ دریافتی از طرف یک استاد است زیرا نشان دهنده علاقه استاد به همکاری با متقای است. درصد بسیار بالایی از افراد که به مرحله مصاحبه آنلاین با اساتید رسیده اند موفق به اخذ پذیرش تحصیلی همراه با فاند یا بورسیه کامل شده اند. بعضی از اساتید مکن است بدون مصاحبه آنلای نیز پیشنهاد پذیرش را بدهند.
نکات مهم درباره نحوه ایمیل زدن به استاد
- در هر دانشگاه فقط به یک استاد ایمیل ارسال شود. اگر به بیش از یک استاد از یک دانشگاه ایمیل زده شود، شانس اخذ پذیرش تحصیلی بسیار پایین خواهد امد. زیرا اساتید به طور معمول درباره متقاضیان با یکدیگر گفتگو می کنند و اگر متوجه شوند یک متقاضی همزمان به اساتید دیگری نیز ایمیل زده است، ادعا عای متقاضی مبنی بر تمایل به کار و تحقیق با انها برایشان باور پذیر نخواهد بود. تنها زمانی به بیش از یک استاد در یک دانشگاه می‌توان ایمیل ارسال کرد که استاد اول از این امر مطلع باشد یا زمان زیادی ا جواب ندادن او به ایمیل ارسالی شما گذشته باشد.
- ایمیل ارسال شده تا حد امکان کوتاه و در بردارنده نکات اصلی باشد. ایمیل های طولانی معمولا تاثیرپذیری کمتری دارند. به طور معمول یک ایمیل استاندارد باید بین 200 تا 300 کلمه باشد.
- مطالب عنوان شده باید متناسب با واقعیت باشد. از عنوان هر گونه مطلب یر واقعی در هر مرحله از فرایند اپلای از جمله مکاتبه ایمیلی پرهیز شود.
- دلیل کمبود وقت اساتید تنها چند ثاتیه را به خواند ایمیل متقاضیان می کنند. بنابراین باید ایمیل ارسالی به صورت استاندارد و بسیار جذاب نوشته شود تا توجه استاد را برای مطالعه ان و در ادامه مطالعه رزومه پیوست شده جلب کند.
- در روز های کار به اساتید ایمیل ارسال شود. به زمان بندی ارسال ایمیل نیز توجه شود.
- اگر از طرف استادی ایمیلی دریافت نود، می توان تا دو هفته بعد از دوباره ایمیل را برای اوا ارسال کرد و بیان کرد که قبلا نیز ایمل ارسال کرده اید. در صورت عدم پاسخ دوباره می توان به استاد دیگری ایمیل فرستاد.
- در صورتی که متقاضی رزومه خوبی دار، می تواند جهت معرفی کامل تر دستاورها و توانایی‌های خود یک وبسایت شخصی طراحی نماید و در انتهای ایمیل نیز آنرا ذکر کند.
- ضمیمه کردن انگیزه نامه در متن ایمیل ضروری نیست.
پیشنهاد مطالعه: پرداخت اپلیکیشن فی
