نحوه ریمایندر زدن برای استاد | چطوری به یک استاد ریمایند بزنیم

5/5 - (5 امتیاز)
نحوه ریمایندر زدن برای استاد

عناوین مقاله

ریمایندر چیست؟

پیام یادآوری به استاد: اگر شما به استادی ایمیل زدید و از طرف استاد پاسخی دریافت نکردید بهتر است یک ایمیل یادآوری یا همان ایمیل ریماندر بفرستید. توجه داشته باشید که این ایمیل باید دوستانه باشد و از عباراتی که نشان دهنده عصبانیت و نارضایتی است، استفاده نشود.

  1. چطوری به یک استاد ریمایندر بزنیم؟
  2. چگونه باید ریمایندر فرستاد؟
  3. چند نکته به منظور ایمیل به استاد برای اپلای:
  4. قواعد ارسال ریمایندر به اساتید:
  5. بهترین زمان برای ایمیل ریماندر چه زمانی است؟
  6. تعداد ایمیل ریماندر تا چند مورد می تواند باشد؟
  7. چه فایل هایی باید زمیمه ایمیل به استاد شود؟
  8. چند نمونه از ایمیل های ریماندر..

چطوری به یک استاد ریمایندر بزنیم؟

نامه یادآوری یا ریمایندر برای این است که شما به استادی که قبلا با ایشان مکاتبه اپلای کردید یادآوری کنید که پاسخ ایمیل آخر شما رو بدهد و یا اگر جلسه ای با ایشان وضع کردید پیش از جلسه به ایشان، زمان جلسه را مطلع فرمایید.

 برای این کار ایمیل اولیه را فوروارد کرده و عنوانی مودبانه و مرتبط مانند Kind Reminder را انتخاب نمایید و در ادامه یک متن با مضمونی از مشغله وی و علاقه شما به زمینه کاری او بنویسید.

چگونه باید ریمایندر فرستاد؟

برای ریمایندر، ایمیلی که قبلا ارسال کرده اید را “Reply” نمایید و متن مورد نظر خود را بیان کنید. در صورتی که قصد دارید عنوان ایمیل خود را تغییر دهید، می‌توانید از  “Edit Subject” استفاده کنید. علاوه براین اگر عنوان خود را در ریپلای ایمیل قبلی تغییر داده اید، می‌توانید از عنوان “Kind Reminder” استفاده نمایید.

  • برای نوشتن متن ایمیل ریمایندر تاکید کنید که شما اطلاع دارید که مخاطب شما، فردی است که پرمشغله است و تمام وقت درگیر کارهای آکادمیک است.
  • همچنین توضیح دهید که چرا مهم است به ایمیل شما پاسخ دهد.
  • و یک توضیح کوتاه دهید که شما چه چیزی از مخاطب ایمیل می‌خواهید.

چند نکته به منظور  ایمیل به استاد برای اپلای :

  • متن ایمیل اولیه و ریمایندر نباید طولانی باشد. معمولاً بهتر است که متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰-۲۰۰ کلمه فراتر نرود.
  • زمان مناسب برای ایمیل فرستادن به استاد در روزهای کاری هفته می باشد.
  • مرسوم است که در نخستین ایمیل ، فایل CV (رزومه تحصیلی) خود را پیوست (attach) کنید.هر چند اینکار احتمال وارد شدن ایمیل شما به فولدر spam را افزایش می دهد.
  • برای اینکه استاد را مورد خطاب قرار دهید از ترکیب “نام خانوادگی استاد + .Dr” استفاده کنید.
  • با استفاده از حالت Bold یا زیر خط دار Underline می توانید نکات کلیدی یا زمینه‌های پژوهشی خود را در متن متمایز کنید.
  • به هر چیزی (مانند شرکت ها) که ماهیت محلی دارند، ارجاع ندهید.

قواعد ارسال ریمایندر به اساتید :

با توجه به اینکه تعداد تقاضاهای ارسال شده برای اساتید بسیار زیاد است، احتمال اینکه در همان ایمیل اولیه به شما پاسخ دهد، نسبتا کم است. از این رو بهتر است که با برنامه و به طور منظم مکاتبه را به جلو ببرید. بنابراین، در وحله اول یه فایل اکسل آماده نمایید و تاریخ و زمان ارسال ایمیل برای هر استاد را بنویسید. در صورتی که پاسخی دریافت نکردید، طی یک بازه زمانی مشخص که در ادامه گفته می شود، مجددا همان ایمیل را برای وی ارسال کنید، فقط به اول عنوان (Subject) یک Rem اضافه نمایید. البته می توانید یک ایمیل مجزا و با متنی متفاوت با عنوان ریمایندر نیز برای استاد ارسال کنید. اگر در ادامه باز هم پاسخی دریافت نکردید، می توانید با رعایت فواصل زمانی همین فرآیند را تکرار کنید.

راه کار دیگر برای ریمایندر زدن این است که ابتدا یک متن برای ایمیل ریمایندر خود بنویسید، سپس در ادامه و بعد از متن ریمایندر، ایمیل اولیه خود را که فرستاده بودید بنویسید.

درخواست نگارش نامه ریمایندر به استاد از طریق همیاراپلای: نگارش ایمیل

بهترین زمان برای ایمیل ریمایندر چه زمانی است؟

به طور کلی قاعده و زمان خاصی و معینی برای ریمایندر مشخص نیست، زیرا به استاد، ایام و فصول آکادمیک و تایم استاد بستگی دارد. اما در کل می توان گفت که اگر از استادی هیچ گونه پاسخی دریافت نکردید می توانید در بازه زمانی 7 الی 14 روز بعد از ایمیل اولیه، ایمیل ریمایندر به استاد را ارسال نمایید. ذکر این نکته هم مهم است که ایمیل ریمایندر را در ساعات مختلف روز و روزهای متفاوت هفته ارسال نمایید تا شانس دیده شدن ایمیل توسط استاد بالا برود.

تعداد ایمیل ریمایندر تا چند مورد می‌تواند باشد؟

این مورد بستگی به مخاطب شما دارد. زیرا برخی از اساتید از پیگیر بودن دانشجویان استقبال می‌کنند، اما در مقابل برخی از اساتید از اصرار بیش از حد و ایمیل های مکرر بیزارند. اگر با استادی مانند مورد اول برخورد کردید بهتر است تا ادامه جواب گرفتن از استاد مکاتبه خود را ادامه دهید. اما توصیه می شود به سایر اساتید هم بپردازید. البته توصیه  می شود که تمام وقت و تلاش خود را برای یک تعداد استاد خاص تلف نکنید. اگر در ریمایندر سوم یا چهارم استادی به شما پاسخ نداد حتما سراغ گزینه های بعدی بروید. اما در کنار آن به این اساتیدی که پاسخ شما را ندادند هم یک نیم نگاهی داشته باشید.

نکته بعدی این است که اگر با وجود همه‌ی این تلاش‌ها باز هم جوابی دریافت نکردید، دو حالت وجود دارد:

  1. تاپیک یا رزومه شما برای وی جذاب نبوده است
  2. استاد مربوطه کلا ایمیلی را چک نمی کند.

برای حالت اول، می توانید دوباره یه متن جدید و متفاوت آماده کنید و مجددا فرآیند قبلی را تکرار نمایید.

برای حالت دوم که اصلا نمی شود کاری کرد.

چه فایل‌هایی باید ضمیمه ایمیل به استاد شود؟

اولین ایمیلی که به استاد راسال می کنید باید کوتاه و در عین حال، جامع باشد. همچنین ضرورت ندارد که خیلی درباره خود توضیح بدهید. چون این ایمیل شما، برخورد اول است، فقط باید توجه استاد مربوطه را به خود معطوف کنید. بنابراین، فقط از فاکتورهای مهم آکادمیک مانند معدل، تعداد مقالات، رتبه شما در طول تحصیل، رتبه دانشگاه تحصیلی و … را صورت مختصر بیان کنید تا یک ایده از شما به وی داه شود. تنها فایلی که در مرحله اول مهم است که ضمیمه ایمیل کنید، رزومه آکادمیک شما می باشد.

نحوه ریمایندر زدن برای استاد

در ادامه چند نمونه از ایمیل‌های ریمایندر آورده شده است:

Dear Prof.  ,

I hope this email finds you well.  

Thanks for your kind reply and suggestions for providing you with the application materials. All the requested documents were sent to you in …. I would greatly appreciate it if you let me know your response after your consideration and the possible interviews in the future.

———————————————–

Dear Sir/Madam,

Greetings for the day,

This email is to remind you that I have already sent the results of my English language proficiency test , but still the relevant section in my application profile is not changed into “received” status. Would you please let me know what should I do for my application progress.

———————————————–

Dear Dr. …,

Considering your busy schedule, I am writing this letter to remind you that our online interview is going to be done tomorrow (15 January 2021) at 2 p.m. Tehran time zone. This interview is going to be a discussion on your available doctoral position on “…”.

Thanks for setting this session and I am looking forward to meet you.

———————————————–

Dear Prof. ….

This is just a reminder for my previously sent emai dated …………. regarding my application to MSc/PhD program there at… University.

I am not quite sure whether you have already received the mail and attachments, so just sent this reminder for your kindly consideration

I am waiting to hearing from you to follow up any recommendations

Sincerely yours

Your Name

———————————————–

 Dear Dr./ Professor ,

I know you are busy, but I would be grateful if you have had time to look at my email dated … I am still awaiting your kind reply.

Thank you in advance.

Best Regards,

Name (and Surname)

———————————————–

Dear Dr./Professor ,

I understand you are extremely busy, but I was wondering if you have had time to read my email, sent on … I would appreciate it if you could inform me about your opinion regarding my application.

Thank you in advance.

Best regards,

Name (and Surname)

———————————————–

Dear Dr./Professor.

I apologize for disturbing you again, and I was wondering if you have had time to read my email, sent on …. As I mentioned in the previous email, …, and now, I am seeking a PhD/Master position. I would appreciate it if you could inform me about your opinion regarding my application.

Thank you in advance.

Best wishes,

Name (and Surname)

علاوه برا این نکات می توانید از جملات زیر نیز در پیام یادآوری به استاد استفاده نمایید:

Sorry to bother you again, but ….

I know you must be very busy but if you could find the time to …

 نمونه ریمایندر به استاد

در ادامه چند نمونه خام از نمونه ریمایندر به استاد جهت پذیرش تحصیلی و دیگر موارد اپلای را میتوانید مشاهده کنید.

نمونه 1:

Subject: Follow-up on My Application

Dear Professor [Last Name],

I hope this email finds you well. I am writing to follow up on my application for [specific program/course] at [university name]. I submitted my application on 2024, and I am very eager to know the current status.

I understand that you have many applications to review, and I appreciate your time and consideration. I am very enthusiastic about the opportunity to study under your guidance and believe that my background in [your field] makes me a strong candidate for this program.

Thank you very much for your attention to this matter. I look forward to hearing from you soon.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your Application ID, if applicable]

نمونه 2:

Subject: Inquiry About Application Status

Dear Professor [Last Name],

I hope you are doing well. I am writing to kindly inquire about the status of my application for the [specific program/course] at [university name], which I submitted on 2024.

I am highly interested in this program and excited about the possibility of contributing to and learning from the esteemed faculty at [university name]. Any update on my application status would be greatly appreciated.

Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your Application ID, if applicable]

نمونه 3:

Subject: Application Status Follow-up

Dear Professor [Last Name],

I hope this message finds you well. I am writing to follow up on my application for the [specific program/course] at [university name]. I submitted my application on 2024, and I wanted to check if there are any updates or additional information required from my side.

I am very enthusiastic about the opportunity to join [university name] and contribute to the [specific field or department]. Please let me know if there is anything further I can provide to assist in the review process.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your Application ID, if applicable]

نمونه 4:

Subject: Checking on the Status of My Application

Dear Professor [Last Name],

I hope you are well. I am writing to check on the status of my application for the [specific program/course] at [university name]. I submitted my application on 2024 and am very excited about the possibility of studying at [university name].

If there is any additional information you need from me, please do not hesitate to let me know. I appreciate your time and assistance in this matter.

Thank you very much, and I look forward to your reply.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your Application ID, if applicable]


این ایمیل‌ها را می‌توانید با توجه به شرایط و نیازهای خود تغییر دهید و ارسال کنید. موفق باشید!

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *