راهنمای نگارش ایمیل نامه رسمی انگلیسی جهت پذیرش در دانشگاه

4/5 - (1 امتیاز)

نگارش ایمیل نامه رسمی انگلیسی جهت پذیرش

بعد از اینکه دانشگاه و استاد های مورد نظر خودتان را پیدا کردید، ایمیل زدن به استاد ها اولین قدم برای گرفتن پذیرش در بسیاری از دانشگاه ها به ویژه دانشگاه های آمریکا و کانادا می باشد. در اهمیت این ایمیل ها که اولین تماس شما با استاد ها هستند شکی نیست. خیلی از ایمیل هایی که دانشجو ها برای اساتید دانشگاه های خارجی می فرستند حتی بدون اینکه باز شوند توسط استاد ها حذف می شوند. تعداد زیاد دیگری هم بلافاصله بعد از باز شدن حذف می شوند. این یعنی این دسته از دانشجوها حتی شانس این را هم پیدا نخواهند کرد که توانایی ها و رزومه خودشان را به استاد نشان بدهند. دلیلش خیلی ساده است:

اغلب دانشجو ها از ایمیل های کلیشه ای و تکراری استفاده می کنند و اساتید به هیچ وجه ایمیل های کلیشه ای و از پیش آماده شده را نمی خوانند.

1- ابتدا نامه رو همیشه با Dear شروع کنید. با Hello یا Hi شروع نباید شود. از طرفی نوشتن Hello Dear در یک نامه رسمی اصلاً جالب نیست. اگر برای دانشگاه نامه می نویسید می توانید از (( Dear Madam/Sir)) استفاده کنید.

2- اگر برای بخش خاصی از دانشگاه نامه نوشته می شود، میتوان قبل از آن ( با یک خط فاصله ) نام بخش مورد نظر را نوشت. مثلا:

(Education & Student Affairs (CSA, International Office
Delft University of Technology

Dear Madam/Sir,

3. اگر گیرنده نامه منشی، دانشجو، کارمند و یا مدرس دانشگاه با مدرک ارشد باشد، بهتر است که با اسم کوچک خطاب شود. مثلاً Dear Mary .

اگر در برخی موارد قصد دارید که کمی رسمی تر باشد، میتوانید بطور مثال از Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker استفاده کنید. فقط دقت کنید که اگر مطمئن نیستید که طرف مقابل خانم یا آقا هست، از نوشتن Ms یا Mr خودداری کنید!

4. اگر برای استاد نامه می نویسید حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده کنید. مطمئن شوید که طرف استاد کامل هست سپس با عنوان Professor خطابش کنید. در غیر اینصورت باید Dr خطابش کنید.

این نکته مهم است. چون که نشان دهنده شناخت شما از استاد است. نکته بعد اینکه هر شخصی را هم Dr یا Prof خطاب نکنید! مانند افراد غیر آکادمیک رفتار نکنید که همه افراد را”آقای دکتر” خطاب می کنند.

5. بعد از نوشتن نام شخص حتماً از کاما “,” استفاده کنید و به خط بعدی برید. مثلاً:

Dear Madam/Sir,

Dear Lara,

6. جمله آغازین نامه خیلی مهم است. معمولاً یکی از جمله های زیر رو می توانید به کار ببرید:

((I am writing to enquire about …))

((I recently wrote to you about …))

7. اگر در نامه خودتو تقاضایی دارید، به صورت خیلی مودبانه مطرح کنید:

((Would you please …))

((I would appreciate if you let me know …))

از جمله Please help me استفاده نکنید چون این جمله علی رغم اینکه گفتید “لطفاً …” ولی زیاد مودبانه نیست.

8. جمله پایانی نامه رو می توانید به یکی از شکل های زیر بنویسید:

((I apologise for any inconvenience))

9. یک خط فاصله و در نهایت مراتب سپاسگزاری ( در انتهای این جمله کاما فراموش نشود! ) :

Kind regards,
( در حالت کلی در پایان ایمیل هاتون از این عبارت استفاده )

10. بلافاصله در خط بعد نام و نام خانوادگی خودتان را بنویسید. ( در ایمیلهای بعدی به یک گیرنده خاص میتوانید از نوشتن نام خانوادگی خود صرف نظر کنیند و فقط از اسم کوچک خود استفاده کنید )